Gestione ordini fornitori da fabbisogno

Buongiorno,
siccome creiamo ordini fittizi di acquisto per attivare sul nostro gestionale esterno la disponibilità degli articoli, avremmo bisogno che questi ordini però non incidano nel calcolo dei fabbisogni.
Spiego il procedimento che stiamo adoperando così cerco di farmi capire meglio:
Quando inserisco un articolo a catalogo creo un ordine "fittizio" a fornitore in modo che sul gestionale esterno gli agenti di vendita vedano che il prodotto è in arrivo.
Quando mi arriva un ordine cliente blocco il mio ordine "fittizio" per crearne uno "reale" dal calcolo dei fabbisogni, poi riattivo l'ordine fittizio.
Questo procedimento comporta attenzione massima perchè se nel caso dimentico di bloccare il fittizio, nel calcolo dei fabbisogni non mi esce la reale quantità da ordinare al fornitore; nel caso in cui dopo aver inviato l'ordine reale al fornitore dimenticarsi di riportare l'ordine fittizio allo stato "da evadere" l'agente non vedrebbe più il prodotto in arrivo.
Per questo avrei bisogno di una causale o di un metodo per risolvere questa diatriba e far risultare il prodotto in arrivo ma allo stesso tempo non alterare lo stato dell'ordine fittizio per avere un calcolo dei fabbisogni reale.
Avete soluzioni?
Attendo vs.
Grazie
Raffaele