Gestione avvisi licenze in scadenza

Mi scuso ma non so se sia la sezione corretta, vorrei sapere se esiste una soluzione alla nostra esigenza ovvero:

avremmo la necessità di gestire i rinnovi annuali di alcune licenze in scadenza per esempio un'antivirus. Vorremmo fare in modo che una mail avisasse il cliente che ha acquistato un'anno fa una licenza antivirus che quella licenza è scaduta e che gli verrà rinnovata o di contattarci per rinnovarla.

Ad oggi abbiamo gestito questi tipi di rinnovo annuali con i contatti che ci servono solo da promemoria (abbiamo creato nei contratti una categoria rinnovi antivirus) ma la gestione è piuttosto laboriosa perchè dobbiamo inserire in primis l'ordine cliente, successivamente creare il contratto e quando si inseriscono più ordini al giorno non è semplice gestire il doppio inserimento. inoltre la verifica delle scadenze deve essere effettuata manualmente consultando la data di scadenza del contratto.
Esiste un modo più semplice per gestire i rinnovi e come richiesto in precedenza inviare una mail al cliente che lo informi della scadenza del contratto/Licenza.
Grazie.