articoli in omaggio/sostituzione O Scarico in garanzia

Salve, ci può capitare a volte che vendiamo e spediamo ad un cliente un articolo che per qualche motivo gli arriva rotto qualche pezzo e che quindi come soluzione gli proponiamo la spedizione del pezzo/ricambio arrivato danneggiato o in garanzia provvediamo alla sostituzione di un pezzo o di tutto l'articolo.

Vorrei sapere in questo caso come comportarmi per la movimentazione di questo ricambio/prezzo che per il cliente rappresenta una spesa aggiuntiva  che ovviamente non lo paga essendo un ricambio in garanzia ma che invece da parte nostra rappresenta una spesa e non una vendita

per questo al momento mi sono incamminato nella soluzione di creare nei documenti non fiscali una causale chiamata appunto: scarico in garanzia che registrata di tipo NON vendita.

solo che ho un paio di domande al tal proposito

1. come pagamento cosa posso mettere?
2. il totale del documento - linea articolo come prezzo prende il listino base che è prezzo di acquisto + ricarico. io però vorrei che al cliente non veda nessun prezzo perche lui non paga nulla. (dico che il cliente veda perchè il documento lo stampo per metterlo nel pacco) ed invece a me servirebbe il documento come totale solo il prezzo base dell'articolo in modo da registrarlo come perdita in contabilità.

Grazie Mille