4 errori comuni nella gestione del magazzino instore e digitale

Le aziende, sia con sede fisica che online oppure affiliate ai marketplace, tendono a commettere alcune leggerezze che possono portare a inefficienze, ritardi nelle spedizioni e perdite economiche. Vediamo insieme quali sono quelle comuni.

1. Le scorte

Un eccesso di merce in magazzino può generare costi superflui, mentre una scarsa disponibilità può causare ritardi nelle consegne e generare insoddisfazione tra i clienti. Essere abili nel comprendere le esigenze del tuo pubblico ti evita eccedenza o mancanze (indispensabile se vendi prodotti food, con scadenza e deperibili). Inoltre, permetterai loro di trovare ciò di cui necessitano nella tua attività, senza doversi rivolgere ai concorrenti.

2. La catalogazione

Un magazzino disorganizzato complica la localizzazione dei prodotti e rallenta le operazioni logistiche. Etichette poco chiare, codici degli articoli mal gestiti, prodotti fuori posto o un inventario disordinato possono causare inefficienze con ripercussioni sull’intero andamento del business. L’ideale è adottare un sistema di catalogazione preciso, così da identificare rapidamente ogni articolo e ridurre i tempi di ricerca.

3. L’assenza di backup 

Effettuare i backup dei dati di magazzino è importante per assicurarne l'accessibilità costante.

Conoscere esattamente la merce in stock, quella venduta e quella acquistata, permette di prendere alcune decisioni strategiche.

Un danno accidentale, come la cancellazione manuale di alcune informazioni, un incendio o un allagamento, possono limitare l’accesso alle risorse, compromettendo l’intera operatività dell’azienda. Scaricare e archiviare i dati in sicurezza, quindi, è vitale per scongiurare eventuali perdite.

4. Fare tutto “a mano” 

Organizzare il magazzino con i fogli di calcolo o, addirittura, servendosi della documentazione cartacea può aumentare il rischio di errori e rallentare i processi operativi.

Annotare manualmente i nuovi arrivi o revisionare in un secondo momento le quantità a scaffale, favorisce le imprecisioni. Compiere queste operazioni in modo

superficiale, per esempio, può portare un acquirente a vedere la disponibilità online di un prodotto che, invece, è già stato venduto, danneggiando così la tua brand reputation.

Allo stesso tempo, scrivere male un indirizzo o il nominativo di un cliente che necessita di una fattura può ritardare la spedizione o metterti nelle condizioni di contattarlo per verificare insieme i dati. Questo, come detto, influisce sulle tempistiche oltre che sulla qualità del tuo lavoro.

Come migliorare la gestione del magazzino 

Scorte insufficienti, sovra-stoccaggio, incoerenza nelle disponibilità: tutte queste sono conseguenze degli errori di amministrazione del tuo magazzino.

Per diminuirli, l’ideale è effettuare i corretti conteggi delle scorte (così da prevenire l’over-selling e lo stock-out / “rotture di stock”), limitare gli errori umani e analizzare i dati storici delle vendita per scovare le tendenze, in base alla stagionalità.

È bene poi organizzare al meglio il deposito, determinando il posizionamento preciso per ogni prodotto, servendoti delle etichette e dei codici a barre per trovarli in tempi rapidi e modificare automaticamente le quantità ad ogni prelevamento, sia in caso di vendita che di out of stock.

Per favorire questo processo, e velocizzare la logistica, a livello generale il consiglio è quello di individuare delle aree ben precise per suddividere la merce a seconda della dimensione, delle categorie, del marchio o della frequenza di prelievo, optando per un’area dedicata ai soli resi.

Se hai uno shop online, poi, valuta la possibilità di automatizzare il sistema di vendita con quello delle spedizioni. Integrandoli, potrai agevolare la comunicazione tra magazzino e corrieri, con un costante feedback sullo stato della spedizione, limitando i ritardi e aumentando la soddisfazione dei clienti.

Come scegliere il software giusto per migliorare la gestione del magazzino

Per ridurre gli errori di amministrazione del magazzino e favorire le performance organizzative può essere utile un software gestionale.

Nella scelta del prodotto migliore per la tua attività, opta per ciò che ti permette di verificare e analizzare velocemente i dati storici delle vendite, così da capire quali sono le tendenze ricorrenti, i picchi stagionali o i periodi in cui la domanda dei tuoi acquirenti cala, comprando solo le giuste quantità, senza sprechi.

Inoltre, privilegia un prodotto che riesca ad aggiornare l’inventario in tempo reale, sia che tu abbia fatto una vendita online che in negozio. Questo ti consente di evitare gli errori di conteggio e mostrare ai tuoi clienti solo le quantità disponibili, senza sorprese.

Opta, poi, per un programma che ti dia la possibilità di gestire gli ordini, i resi e le forniture da un’unica interfaccia per ottimizzare i tempi del tuo lavoro. Le opzioni offerte dai vari programmi sono numerose; il consiglio è quello di limitarti a considerare le funzionalità che ti servono davvero, propendendo per soluzioni personalizzabili, complete di update e assistenza.

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Grazie ai nostri programmi, facili da installare e intuitivi, puoi seguire la contabilità e la documentazione in pochi clic (come le bolle per i corrieri, le fatture, l’emissione di preventivi, ordini ai fornitori).

Il gestionale per Prestashop, in particolare, ti consente di controllare fino a 200 magazzini e negozi e almeno 10mila listini, con anagrafiche degli articoli dettagliate.

Inoltre, hai la possibilità di creare in pochissimo tempo i codici a barre e le etichette personalizzate per identificare e facilitare il lavoro dei magazzinieri. Visualizzare le disponibilità, i prodotti sottoscorta da riordinare e le statistiche favorisce la valutazione strategica su cosa acquistare e quando farlo. Integrandolo con il registratore di cassa, inoltre, puoi migliorare l’operatività della vendita al banco e online, ottimizzando il tuo lavoro - e quello dei tuoi collaboratori - riducendo la possibilità di errore.

Le opzioni sono davvero moltissime. Per capire quali sono le implementazioni giuste per te, puoi contare sullo staff di Ready Pro: ti mostreremo le opportunità e i vantaggi di ogni funzionalità.

Se, poi, vendi su noti marketplace - come Amazon, IBS, eBay, Leroy Merlin, Decathlon, solo per citarne alcuni - ti possiamo suggerire come integrarlo a un software specifico per i marketplace. Inoltre, in caso di problemi, ti offriamo un servizio di assistenza e il forum clienti per condividere dubbi e richieste di informazioni.

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